Tổ chức hội nghị tri ân khách hàng là một sự kiện truyền thông gửi lời tri ân tới các doanh nghiệp, đối tác, khách hàng thân thiết đã và đang hợp tác. Có thể nói rằng, đây là nước đi thúc đẩy doanh số bán hàng cũng như duy trì và phát triển các mối quan hệ lâu dài. Để sự kiện thành công tốt đẹp thì khâu chuẩn bị cần thực hiện chuyên nghiệp và kỹ lưỡng. Để tìm hiểu kỹ hơn về sự kiện này, Truyền Thông CAM Ninh Thuận mời bạn theo dõi bài viết này.
Lý do nên tổ chức hội nghị tri ân khách hàng?
Tri ân khách hàng là hoạt động diễn ra thường xuyên được các công ty tổ chức nhằm thể hiện sự trân trọng đối với đối tác, khách hàng đã tin tưởng, sử dụng hàng hóa, dịch vụ và đồng hành cùng công ty. Chương trình tổ chức hội nghị tri ân khách hàng còn được thực hiện dưới nhiều cái tên khác nhau như họp mặt, lễ kỷ niệm, lễ tri ân, hội nghị vinh danh,…
Sự kiện sẽ là buổi gặp mặt đầy ý nghĩa, tạo chất keo dính chặt hơn mối quan hệ mật thiết giữa khách hàng và doanh nghiệp. Củng cố sự trung thành và giữ chân khách hàng ở lại với doanh nghiệp. Hơn thế nữa, đây còn là dịp để truyền thông quảng bá thương hiệu doanh nghiệp tới các khách hàng tiềm năng hiệu quả.
Bởi lẽ, sự kiện là dịp để đại diện doanh nghiệp và khách hàng, đối tác gặp mặt trực tiếp, bày tỏ những lời cảm ơn chân thành từ phía doanh nghiệp đến những đơn vị đã tin tưởng và đồng hành cùng doanh nghiệp. Giúp khách hàng hiểu rằng họ luôn được doanh nghiệp, công ty quan tâm và tôn trọng.
Ngoài ra, việc tổ chức hội nghị tri ân khách hàng còn là dịp có thể thăm dò ý kiến khách hàng để có những định hướng cho quá trình hoạt động, phát triển kinh doanh. Từ đó, tạo điều kiện để doanh nghiệp thể hiện văn hoá hoạt động, tầm nhìn sứ mệnh, gia tăng mối quan hệ gắn kết với khách hàng cũ cũng như thu hút những khách hàng mới.
Kế hoạch, quy trình tổ chức hội nghị tri ân khách hàng
Với vai trò quan trọng cũng như lợi ích to lớn mà hội nghị mang đến thì quy trình tổ chức cần phải được thực hiện chu đáo, chuyên nghiệp, đầy tính sáng tạo và thu hút khách mời. Dưới đây là những bước để tổ chức hội nghị dành cho khách hàng, hãy cùng tham khảo nhé!
Lên danh sách khách mời
Sự kiện nào cũng thế, việc lên danh sách khách mời luôn là điều cần thiết và nên được ưu tiên thực hiện ngay từ ban đầu. Theo đó, bạn cần phải xác định sẽ mời những ai đến tham dự hội nghị tri ân khách hàng của mình. Chúng ta cần phải xác định số lượng, đối tượng, thành phần khách mời, để chọn địa điểm, dự trù kinh phí cũng như có một bản kế hoạch kịch bản phù hợp với đối tượng và số lượng khách mời.
Xác định thời gian và địa điểm tổ chức
Để đảm bảo sự tham gia của khách hàng, lễ tri ân khách hàng thường được tổ chức vào những ngày cuối tuần như thứ 7 hay chủ nhật. Trong khung giờ 16h – 20h, đây là khoảng thời gian được đánh giá tỷ lệ khách mời tham dự rất cao.
Không gian cũng là yếu tố quan trọng trong việc tạo nên sự thành công cho hội nghị tri ân khách hàng. Bên cạnh việc lựa chọn một địa điểm có vị trí thuận lợi, càng gần trung tâm càng tốt, dễ tìm kiếm và di chuyển thì doanh nghiệp nên chọn địa điểm phù hợp với số lượng khách mời và nội dung chương trình.
Xây dựng kịch bản tổ chức
Để buổi hội nghị tri ân khách hàng được diễn ra trọn vẹn và suôn sẻ điều cơ bản và cần thiết nhất bạn cần làm đó là xây dựng một kịch bản rõ ràng, chi tiết. Một kịch bản được lên cụ thể sẽ đảm bảo mọi hạng mục được thực hiện đầy đủ và đúng tiến độ. Ngoài ra, bạn còn dễ dàng dự đoán trước những tình huống phát sinh và có biện pháp phòng tránh nó hiệu quả.
Kịch bản tổ chức thường sẽ có các phần chính như sau:
Đón khách: Lễ tân đón khách, checkin, dẫn khách tới vị trí ngồi thích hợp
Mc giới thiệu chương trình, giới thiệu đại biểu, khách mời.
Đại diện công ty doanh nghiệp phát biểu sự kiện. Gửi lời cảm ơn đến các khách hàng thân thiết và giới thiệu những chính sách mới của công ty dành cho khách hàng trong thời gian tới.
Các chương trình văn nghệ giao lưu tạo không khí cho sự kiện.
Khai tiệc và mời khách mời dùng tiệc
Các chương trình minigame, rút thăm may mắn, quay số trúng thưởng
Phát biểu bế mạc sự kiện, phát biểu từ phía khách mời tham dự, tặng hoa, quà
Quà tặng: Chuẩn bị quà tặng đủ số lượng dựa trên khách mời tới tham dự, đảm bảo quà đạt chất lượng, mang dấu ấn hình ảnh công ty. Gửi tặng khách mời khi khách ra về.
Triển khai thực hiện
Triển khai thực hiện các công đoạn của sự kiện theo như kế hoạch, kịch bản đã xây dựng trước đó. Cần lưu ý thời gian, tiến độ thực hiện công việc để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ, tránh những tình huống, sự cố phát sinh không đáng có.
- Lên thiết kế các hạng mục như thư mời, quà tặng, backdrop, sân khấu
- Thi công sân khấu, trang trí hội trường, không gian sự kiện
- Thuê và lắp đặt hệ thống âm thanh, ánh sáng chuẩn dùng trong sự kiện
- Lựa chọn và book nhân sự thực hiện chương trình
- Chuẩn bị kế hoạch, các trường hợp dự phòng cho mọi tình huống, sự cố bất ngờ diễn ra
Truyền Thông CAM – Tổ chức hội nghị tri ân khách hàng tại Ninh Thuận
Bên cạnh các lĩnh vực như marketing trọn gói, chụp ảnh – quay phim chuyên nghiệp, tổ chức sự kiện khai trương, team building thì các buổi hội nghị tri ân khách hàng cũng là thế mạnh của Truyền Thông CAM. Công ty chúng tôi luôn hiểu được tầm quan trọng của các sự kiện đối với doanh nghiệp. Chính vì vậy từ khâu chuẩn bị các hạng mục sự kiện đã luôn được Truyền Thông CAM chú trọng và giám sát thật cẩn thận. Mang đến sự hài lòng tuyệt đối cho khách hàng sử dụng dịch vụ.
Tại Ninh Thuận, nếu muốn tư vấn tổ chức hội nghị tri ân khách hàng cũng như các sự kiện quan trọng khác. Qúy khách vui lòng liên hệ với Truyền Thông CAM qua thông tin bên dưới. Chúng tôi vô cùng biết ơn khi trở thành đơn vị nhận sự ưu tiên và tin tưởng của khách hàng và đối tác.
Thông tin liên hệ:
CÔNG TY TRUYỀN THÔNG C.A.M
Hotline: 0933447159
Địa Chỉ: Cao Bá Quát , Khu K1, Phan Rang, Ninh Thuận
Website: truyenthongcam.com
Fanpage: www.facebook.com/mediaphanrang
